Se ha establecido que la organización es un sistema complejo inmerso en un ambiente, del cual recibe información en términos de oportunidades o amenazas, aspectos legales, de responsabilidad social, tecnológicos, económicos, sociales y culturales que se tomarán en cuenta para determinar las acciones que habrán de realizarse para aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas en forma adecuada, de manera tal que se puedan manejar con éxito los cambios que se generan en el exterior. Además, es en este ambiente donde la organización descarga sus productos e información a través de los cuales proyecta una imagen ante los diversos públicos externos. A la conexión que promueve el contacto continuo de la organización con el medio ambiente se le denomina comunicaciones externas, las cuales se definen como todos aquellos mensajes que la organización envía o recibe de aquel.
Un ejemplo de este tipo de comunicaciones es el programa de capacitación externa que desarrollan las organizaciones:
envían personal a capacitarse en organizaciones externas o contratan personal especializado del exterior para que capacite a su personal, con el fin de que el elemento humano y los sistemas internos permanezcan actualizados. Otro ejemplo es el sistema a través del cual se mantiene informada la organización sobre las innovaciones relacionadas con el producto o servicio que ofrece, así como los sistemas que le permiten tener información sobre los productos, los consumidores y la competencia: posibles proveedores, investigación sobre la imagen que tiene el sistema ante el público externo, actualizaciones legales que impacten en las decisiones de la organización, resultados de comercialización de la empresa, problemática social y económica, mercadotecnia y publicidad corporativa e institucional, entre otras.
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